Jak v týmu rozdělit úkoly před vaší dovolenou
Bohužel, vedoucí nemůže být ve svém týmu neustále. I on občas musí odjet pryč. Na dovolenou, na obchodní cestu, nebo kamkoliv jinam. Jedna věc je být u svého týmu, dohlížet na něj a mít pod kontrolou, co všichni dělají. Jiná věc je odjet na delší dobu pryč a nemít strach, že se něco během vaší nepřítomnosti pokazí nebo že klesne efektivita práce pod potřebnou úroveň. Zde je několik tipů, jak dosáhnout stavu, kdy se o svůj tým nemusíte bát ani ve chvíli, kdy odjíždíte na delší dobu pryč nebo se pravidelně ocitáte mimo kancelář.
Nastavení přístupu
Podle Harvard Business Review jsou to často vedoucí, kteří holdují mikro-managementu, kteří mají důvod se o svůj tým strachovat ve chvíli, kdy u něj nejsou. Jestliže je váš systém vedení nastaven tak, že musíte všem neustále stát za zády, abyste měli jistotu, že věci budou dopadat tak, jak mají, máte problém. A to nejen ve chvíli, kdy odjíždíte pryč. Máte totiž systémový problém.
Vaším dlouhodobým cílem by tak mělo být vyškolit vaše zaměstnance tak, abyste jim mohli důvěřovat, a následně jim dát dostatek pravomocí, aby nemuseli s každým rozhodnutím čekat na vás. Vaším cílem vedoucího týmu by nemělo být dodržování detailního postupu ze strany zaměstnanců, ale spíše nastavení jejich přemýšlení a jejich pochopení priorit vaší společnosti i celkového kontextu tak, aby byli schopni pracovat sami za sebe a nemuseli se striktně držet předem stanoveného postupu. Pak se nemusíte obávat, že dojde k nějakým zásadním chybám nebo odchylkám v době vaší nepřítomnosti, protože obecná pravidla a nastavení mají dlouhodobou platnost a zaměstnanci jsou pak schopni pracovat samostatně bez dohledu nadřízeného.
Efektivní analýza
Dalším způsobem, jak si pojistit, že se v době vaší nepřítomnost pracuje tak, jak by se mělo pracovat, je nastavit efektivní systém reportingu a analýz, které vám umožňují jednoduše nahlížet do práce vašich zaměstnanců. Při použití správně nastavených analytických nástrojů a reportingu se tak nemusíte bát snížení efektivity práce vašich zaměstnanců, protože po návratu se jednoduše zpětně můžete podívat, jak jednotliví pracovníci fungovali.
Z dlouhodobého hlediska je tedy pro vás zásadní implementovat používání kvalitního softwaru a analytických systémů, které vám umožní zpětně i dlouhodobě analyzovat efektivitu práce jednotlivých pracovníků, kteří si tohoto faktu budou vědomi a budou vědět, že i v době vaší nepřítomnosti budete schopni jejich výkony analyzovat.
Delegace práce
Na závěr uvádíme ten nejúčinnější způsob. A sice delegaci práce. Rozdělte úkoly mezi jednotlivé pracovníky a ustanovte, za co je kdo zodpovědný. Jedině tak dosáhnete toho, že se jednotliví pracovníci budou 100% snažit v různých specifických situacích. Snažte se svými instrukcemi pokrýt celé široké spektrum situací, které by mohly nastat, a po návratu si různé případy a projekty s jednotlivými zaměstnanci projeďte, ať už nastaly nějaké komplikace, nebo ne.
-mm-
How to distribute work among team members before going on holiday
Unfortunately, a team leader cannot be with their team all the time. Even leaders must be absent sometimes: on vacation, a business trip, or wherever. It is one thing to be with your team, keep an eye on it, and check what everyone is doing; another thing is going away for a lengthy period without worrying that during your absence something will go wrong or work efficiency will drop below the required level. Here are a few tips on how to achieve a state in which you need not worry about your team even when away for a long time or often out of the office.
Establishing the right attitude
According to the Harvard Business Review, leaders who perform micro-management have reason to worry about the team in their absence. If your leadership system is based on standing behind everyone's back all the time to ensure things are going as they should, you have a problem. And not just when you are absent. You have a systemic problem.
Your long-term goal should therefore be to train employees so you can trust them and give them enough power to avoid them having to wait for you with their every decision. Your goal as a team leader should not be to follow employees' every step, but rather preparing their mindset and making them understand priorities and overall context so they can work on their own without having strictly to follow a fixed procedure. Then you need have no worries about any major errors or deviations during your absence because general rules and priorities have long-term validity and employees are thus able to work independently without the supervision of their superior.
Effective analysis
Another way to ensure your team is working as it should in your absence is to set up an effective reporting and analysis system that allows you easily to review your employees' work. By using well-set analytics tools and reporting, you do not need to worry about reduced efficiency in your employees' work because you can simply see how each person worked when you return.
In the long run, it is essential you implement the use of high-quality software and analytical systems that will allow you to analyse the effectiveness of the individual team members, who will become aware of this fact and then know that even in your absence you will be able to analyse their performance retrospectively.
Delegation of work
Finally, there is the most effective tool, namely delegation of work. Allocate tasks among individual workers and determine who is responsible for what. This is the only way to ensure individual team members will try 100% during various specific situations. Your instructions should cover a wide range of situations that may arise. After returning, go through the various cases and projects with individual employees, even if there were no complications.
-mm-