Jak maximálně využít potenciál účasti na veletrhu
Z pohledu vystavujících firem jsou veletrhy akce s jedinečnou koncentrací potenciálních zákazníků a možných obchodních partnerů. Jak tedy maximálně využít obrovský potenciál, který prezentace na výstavách nabízí? Veletržní strategii lze rozdělit do 3 základních fází:
1. Předveletržní fáze - Co je důležité řešit?
Design expozice. Při návrhu expozice berte v úvahu umístění stánku a snažte se zaujmout barvami, netradiční prezentací a viditelným rozmístěním log vaší společnosti. Do designu stánku můžete zakomponovat i specifické prvky vašich výrobků.
Příprava propagačních materiálů. Mějte k dispozici katalog produktů, show-card s novinkami a ceníky. Propagaci vždy plánujte v souladu s cíli, které jste si pro veletrh vytyčili. Dbejte na aktuálnost všech informačních materiálů a uvedených kontaktů.
Příprava promo akce. Návštěvníkům je vhodné připravit speciální akce v rámci veletrhu – veletržní slevy, soutěžní otázky, atrakce, ukázky výroby nebo prezentace praktického použití.
Propagace. Již předem propagujte vaši přítomnost na veletrhu i veletrh samotný. Propagací formou sociálních sítí, pozvánek, direct mailingu nebo webových bannerů si předem zajistíte větší návštěvnost vaší expozice.
2. Veletržní fáze - Co je důležité udělat?
Rozmístění personálu. Na stánek vyberte pouze ty nejlepší prodejce a ujasněte si jednotnou strategii prezentace. Motivujte zaměstnance k jejich nejlepšímu výkonu, například odměnami nebo formou interní soutěže.
Positioning informačních materiálů. Mělo by být na první pohled jasné, co vaše společnost nabízí a v čem je její specializace. Propagační materiály rozmístěte tak, abyste eliminovali „sběrače“ a abyste návštěvníky co nejvíce povzbudili ke vstupu na vaši výstavní plochu.
Strategie oslovení zákazníků. Oslovujte potenciální klienty aktivně a mějte alespoň v hlavě připravený rychlý dotazník, díky kterému ihned o zákazníkovi zjistíte základní informace, které vám umožní přejít co nejrychleji rovnou k prezentaci nejvhodnějšího produktu.
Monitoring zákazníků. U každého získaného kontaktu si dělejte poznámky (o co zákazník projevil zájem, z jakého je regionu, kdy jej nejlépe kontaktovat). Chování a reakce návštěvníků vyhodnocujte průběžně (nejméně na konci každého dne) a nebojte se i v průběhu veletrhu měnit svoji strategii na základě aktuální situace.
3. Poveletržní fáze - Co je důležité dotáhnout až do konce?
Utilizace databáze zákazníků. Databázi klientů je třeba zpracovat precizně, ale rychle. Rozdělte kontakty do hierarchie podle akutnosti.
Návrh komunikace se zaregistrovanými zákazníky. Aby se co nejvíce zúročil vztah navázaný na veletrhu s jednotlivými návštěvníky, je třeba vhodně zvolit formu a způsob jejich oslovení (telefonicky, e-mailem, kombinací).
Evaluace úspěšnosti. Na základě vašich strategií vypočítejte v procentech úspěšnost konverze kontaktů – kolik kontaktů bylo získáno, kolika byla zaslána kalkulace, ke kolika prodejům došlo, jak se zvýšil prodej?
Shrnutí. Vypracujte detailní statistiku vaší účasti na daném veletrhu a odvozte z ní návrhy na zlepšení pro příště. Snažte se získat co nejvíce zpětné vazby od zákazníků – co je na vaší firmě zaujalo, co se jim nelíbilo, jak vnímali vaší účast na veletrhu?
Přihlášení na další ročník. Plánujte dopředu a nezapomeňte se přihlásit na další ročník veletrhu. Jestliže se přihlásíte s předstihem, mohou vás čekat zvýhodnění – od slev až po rozšířený výběr umístění
Připraveno ve spolupráci s APC – Asociace pro certifikaci, a.s.
How to fully exploit the potential of a trade fair presentation
For exhibitors, trade fairs are unique events with an extremely high concentration of prospects and potential business partners. How can you fully exploit the potential of presentations at trade shows? Trade fair strategy can be divided into 3 basic phases:
1. Before the Fair – What shouldn't you forget before the fair?
Booth Design. When designing your stand, keep its location in mind and try to attract visitors with distinct colors, non-traditional presentation and visible placement of your company logos. It is also possible to integrate specific features of your products into the construction of the stand.
Promotional Products. Make sure you offer catalogues, show-cards with news about your company and pricelists at your stand. Always prepare the informational materials with regard to the goals you have set for the fair and make sure that all contacts and information on leaflets are correct and up-to-date.
Special Offers. Offer something interesting at your stand - special offers, contests, quizzes, attractions, workshops or presentations of how your products are applied in everyday life.
Promotion. Be sure to promote your presence at the event and the event itself in advance. Using social media, invitations, direct mailing or web banners, you can significantly increase the number of people that will visit your stand.
2. During the Fair – What should be done at the show?
Staff positioning. Choose only the best salespeople for your stand and make sure the team has a unified vision and strategy. Encourage presenters to do their best, possibly with bonuses or a fun contest.
Positioning your Informational Material. It should be obvious at first sight what your company produces and specializes in. Arrange the informational material so that you not only encourage visitors to go to your stand, but also so that you eliminate „collectors“.
Lead Generation. Be active in approaching visitors. Have a short but effective questionnaire ready (at least mentally) which you can use to learn basic information about the potential client quickly, so that you can then immediately start presenting the most suitable product.
Customer Monitoring. Make notes about each contact you get (what the person is interested in, where they're from, when they should be contacted). Assess this data continuously, and be ready to change your strategy so that it fits the current situation.
3. After the Fair – What needs to be done after the show?
Client Database Utilization. The client database needs to be processed with precision, but quickly. Put the leads in order according to the level of urgency.
Communication with Registered Clients. To make the best use of the leads gathered among the visitors of the fair, it is important to choose the communication channel correctly - telephone, e-mails or both.
Evaluation. Keeping your goals for the show in mind, count your conversion rate - how many leads did you get, how many of those received a quote, how many sales were closed, what is the total revenue?
Summary. Based on the statistics of your presentation at the trade fair, make plans for improvement in the future. Try to get as much feedback from your customers as possible - what was interesting, what did they dislike, what made them come to your stand, how did they learn that they you would be exhibiting at the show?
Application for the Next Show. Plan ahead and apply for the next fair. If you apply early you usually get certain benefits, such as discounts or attractive locations.
Made in cooperation with APC – Asociace pro certifikaci, a.s.