How to teach members of your team to communicate better with each other
High quality and effective communication is the foundation of any well functioning team. Internal team communication is one of the main factors that determine overall performance and sustainability. At the same time, communication is often a source of misunderstandings or unspoken conflicts. Let us therefore look at how you can, in your role as a manager, teach team members to communicate better with one another.
Lead by example
As an article on Forbes points out, a manager always sets an example for subordinates. If you yourself do the things you expect from your team, there is a much greater chance that improvements will actually occur. Learn to listen, do not interrupt others, take an interest in their opinions, avoid assuming negative intentions, and communicate as positively and clearly as possible.
Establish clear communication rules
Many problems arise because a team does not have clearly defined communication rules. What belongs in an email and what should be discussed in a meeting? When is it appropriate to send a message and when to make a phone call? How should conflicts or disputes about responsibilities be handled? Clarify basic communication rules together with the team and define the communication channels you will use.
Teach your subordinates to give and receive feedback
For people to work well together and for communication and relationships to improve, effective feedback exchange must function between them. Teach your team members how to give feedback to others, and above all, how to receive feedback, especially negative feedback.
Create platforms where employees can communicate with each other
You can use meeting formats that are already established within your team. Regular team meetings, for example, are a good opportunity for people to give feedback to each other or to address minor or potential conflicts that arise within the team.
-mm-
Jak naučit členy svého týmu mezi sebou lépe komunikovat
Kvalitní a efektivní komunikace ne základem jakéhokoliv dobře fungujícího týmu. Interní týmová komunikace je totiž jeden z hlavních faktorů, který rozhoduje o celkové výkonnosti i udržitelnosti týmu. Právě komunikace ale bývá častým zdrojem nedorozumění nebo tichých, nevyřčených konfliktů. Pojďme se proto podívat na to, jak můžete z pozice manažera členy svého týmu naučit lépe komunikovat mezi sebou.
Jděte příkladem
Jak připomíná článek na Forbesu, manažer jde vždy příkladem svým podřízeným. Pokud tedy budete vy sami dělat ty věci, které chcete po svých podřízených, máte mnohem větší šanci, že se u vašich podřízených skutečně věci posunou k lepšímu. Naučte se proto naslouchat. Neskákejte lidem do řeči, zajímejte se o jejich názory, nedomýšlejte si nikdy nic negativního a komunikujte pokud možno pozitivně a zcela jasně.
Nastavte jasná pravidla komunikace
Mnoho problémů vzniká proto, že tým nemá jasně nastavená komunikační pravidla. Co patří do e-mailu a co na schůzku? Kdy je vhodné psát zprávy a kdy zvednout telefon? Jak řešit konflikty nebo dohady o tom, co je čí odpovědnost? Společně s týmem si proto vyjasněte základní komunikační pravidla a definujte používané komunikační kanály.
Učte své podřízené dávat (i přijímat) zpětnou vazbu
Aby spolu lidé vycházeli a jejich komunikace i celkové vztahy se zlepšovaly, musí mezi nimi fungovat efektivní vyměňování zpětné vazby. Naučte proto členy svého týmu dávat druhému zpětnou vazbu. A především je také naučte, jak zpětnou vazbu (hlavně tu negativní) přijímat.
Vytvořte platformy, kde spolu mohou pracovníci komunikovat
Ke komunikaci můžete využít formáty setkávání, které už jsou ve vašem týmu zavedené. Pravidelné týmové schůzky jsou například dobrou příležitostí, při které si mohou lidé dávat zpětnou vazbu nebo si vyříkávat určité drobné nebo potenciální konflikty, které uvnitř týmu vznikají.
-mm-