How (not) to communicate efficiently: Three phrases managers should avoid
In communication, one idea can be expressed in many different ways. The way you formulate your message often determines how it is received, while the content itself may be secondary. Here are three phrases you should stop using in both spoken and written communication with your subordinates in order to maximize the effectiveness of your communication, earn positive respect, and encourage high performance.
„We have always done it this way.”
According to INC.com, we live in a dynamic and rapidly changing world. What worked in the past may no longer be effective. Encourage your subordinates to explore new approaches and possibilities. Instead of giving exact instructions, explain the desired outcome and allow them to find their own way to achieve it. Avoid being overly conservative and do not rely on habits and routines. Allow employees to work independently.
„Mistakes must not happen.”
Do not create an environment in which employees are excessively afraid of making mistakes. Mistakes occur and it is important to learn from them rather than view them as purely negative, unless they are truly critical errors that should not happen. Strive to create a positive environment where mistakes are seen as opportunities, where employees are not reprimanded for errors, and where the entire team can learn even from situations that do not go as planned.
„I need something” or „I want.”
Effective leadership is based on team cohesion. Words that emphasize your superiority as a manager should therefore be avoided. Do not say that “you” need something. Instead, say that the “team” needs something and that “we” want to achieve a goal. Be a genuine part of the team and always frame matters in the context of the entire department.
-mm-
Jak na (ne)správnou manažerskou komunikaci: Tři fráze, kterým by se měli manažeři vyhnout
V komunikaci obecně platí, že jednu věc lze říct mnoha různými způsoby. A právě to, jak vaši promluvu formulujete, pak často určuje, jak ji lidé kolem vás přijmou, zatímco samotný obsah zprávy je až druhořadý. Zde jsou tři fráze, které musíte přestat používat ve slovní i psané komunikaci s vašimi podřízenými, abyste dosáhli maximálního účinku vaší komunikace, abyste si získali pozitivní respekt u svých podřízených a aby byli ochotni podávat co možná nejlepší výkon pod vaším vedením.
„Dělali jsme to tak vždy.“
Podle INC.com žijeme v dynamické a rychle se měnící době. Věci, které fungovaly dříve, už nefungují. Nebo nejsou efektivní. Podporujte své podřízené v hledání nových cest a nových potenciálních možností. Místo exaktních návodů jim spíše vysvětlete, jakého cíle by se mělo dosáhnout, a nechte je najít si svou vlastní cestu, jak těchto met docílit. Nebuďte přehnaně konzervativní, nedělejte věci jen tak ze zvyku a setrvačnosti a nechte zaměstnance pracovat samostatně.
„Nesmí dojít k chybě.“
Nevytvářejte prostředí, ve kterém se pracovníci přehnaně bojí chyb. Chyby se dějí. A je důležité se z nich poučit a nebrat je jako něco negativního (pokud se samozřejmě nejedná o zcela fatální chyby, kterých by se daní pracovníci dopouštět neměli). Snažte se ve vašem týmu utvořit pozitivní prostředí, v rámci kterého se chyby berou jako příležitosti, ve kterém nejsou pracovníci peskováni za to, že udělají chybu, a kde se i z věcí, které nedopadnou zcela ideálně, celá skupina může poučit.
„Já něco potřebuji,“ nebo „Já chci.“
Efektivní leadership je především o soudržnosti celého týmu. Slova, která značí vaši nadřazenost jako vedoucího, by proto měla být z vašeho slovníku vynechána. Neříkejte, že „vy“ něco potřebujete. Říkejte vždy, že „tým“ něco potřebuje a že „my“ chceme něčeho dosáhnout. Buďte skutečnou součástí týmu a vždy vše uvádějte v kontextu celého vašeho oddělení.
-mm-