Interrupting others: How to break this bad communication habit
A good manager is above all a person who can communicate excellently with others. This also means that they should not interrupt other people. People who interrupt others are often not aware of this habit, or they do not admit how unpleasant this communication fault feels. If you have ever spoken with someone who constantly interrupted you, you certainly know how irritating it is. As a manager, you should be able to listen carefully to your subordinates and show them that their opinions matter to you. If you realize that you sometimes interrupt others, whether colleagues or subordinates, here are several tips on how to get rid of this bad habit.
Do not be afraid of silence
According to INC.com, you should always pause for two seconds before you start speaking. Do not begin speaking immediately. First, you will organize your thoughts better. Second, you will send a signal to the other person that you are not only waiting for them to stop speaking, but that you are also thinking about what they are saying. Third, the pause will help ensure that the other person has truly finished speaking.
Prepare an agenda and take notes
Before a meeting with a subordinate or a team meeting, write down the points you want to discuss or possible reactions to situations that may arise. While the other person is speaking, you can occasionally write a note about what you want to say next. This prevents you from rushing to speak and interrupting the other person because you are afraid of forgetting something.
Consciously work on solving the problem
The first and most important step is to admit that you have a problem and actively try, during interactions with subordinates or colleagues, not to interrupt them. Truly listen to what the person is saying, think about it, and then respond after careful consideration. Do not be afraid of silence. Many people try to speak immediately after the other person finishes, but silence can be a very effective and powerful way to give your own words greater weight. Also, if you allow the other person to speak fully, their communication style may tell you more than if they were responding to a question.
-mm-
Skákání do řeči: Jak se tento nepříjemný komunikační zlozvyk odnaučit
Dobrý manažer je především člověk, který umí výborně komunikovat s ostatními. To mimo jiné znamená, že by neměl druhým skákat do řeči. Lidé, kteří ostatní přerušují, si často svůj zlozvyk vůbec neuvědomují, nebo si nepřipouštějí, jak nepříjemně tento komunikační faul působí. Pokud jste někdy mluvili s někým, kdo vás neustále přerušoval, jistě víte, jak otravné to je. Jako manažer byste naopak měli umět své podřízené pozorně vyslechnout a dát jim najevo, že vás jejich názory zajímají. Jestliže si uvědomujete, že občas přerušujete druhé – ať už kolegy, nebo podřízené – zde je několik tipů, jak se tohoto nešvaru zbavit.
Nebojte se ticha
Podle INC.com byste se měli vždy před tím, než začnete mluvit, na dvě vteřiny odmlčet. Nezačněte mluvit hned. Zaprvé si lépe utřídíte myšlenky. Zadruhé k danému člověku vyšlete signál, že nečekáte pouze na to, až přestane mluvit, ale že i přemýšlíte nad tím, co říká. A zatřetí se dvouvteřinovým tichem ujistíte, že ten druhý již skutečně domluvil.
Připravte si agendu a zapisujte si poznámky
Ještě před samotným jednáním s podřízeným nebo před poradou si napište body, kterým se chcete věnovat, případně reakce na situace, které by pravděpodobně mohly nastat. V průběhu toho, kdy druhý člověk mluví, si občas můžete napsat poznámku, co následně chcete říci. Zabráníte tak tomu, že se budete snažit honem něco říct a daného člověka přerušíte, protože se bojíte, abyste nic nezapomněli.
Vědomě na řešení problému pracujte
Prvním a nejdůležitějším krokem ale je, abyste si přiznali, že máte problém, a aktivně se během interakce s podřízenými nebo kolegy snažili jim do řeči neskákat. Skutečně poslouchejte, co daný člověk říká, zamýšlejte se nad tím a následně po určité úvaze reagujte. Nebojte se ticha. Mnoho lidí se snaží mluvit hned potom, co druhý domluví, ale ticho může být velmi účinným a silným způsobem, jak dodat svým vlastním slovům větší váhu. Stejně tak, pokud necháte druhého člověka maximálně vymluvit, může vám jeho způsob komunikace říci více, než kdyby reagoval na nějakou vaši otázku.
-mm-