Mnoho manažerů má pocit, že nejrychlejší cestou k dokončení práce je udělat vše sami. Ve skutečnosti ale dlouhodobě úspěšné týmy stojí na schopnosti efektivně rozdělovat úkoly a předávat odpovědnost dalším lidem. Správné delegování práce šetří čas, zvyšuje produktivitu a zároveň pomáhá zaměstnancům růst. Jak tedy úkoly předávat tak, aby vše fungovalo rychle, přehledně a bez zbytečných komplikací?
Postupně budujte kompetenci podřízených i vzájemnou důvěru
Podle INC.com je prvním krokem dlouhodobé zvyšování kompetence podřízených a budování vzájemné důvěry. Delegování totiž nebude nikdy fungovat, pokud svým zaměstnancům nedůvěřujete a podrobujete je proto mikro-managementu. Z toho důvodu je klíčové, aby manažer dlouhodobě rozvíjel schopnosti svých podřízených a dal jim prostor rozhodovat o běžných situacích samostatně.
Jasně komunikujte postupy, požadavky a svá očekávání
Jednou z nejčastějších chyb při předávání práce je nejasná komunikace. Při předávání práce by měl podřízený přesně vědět co má udělat, v jakém termínu, jaký je očekávaný výsledek a na koho se může podřízený obrátit v případě problémů. Čím konkrétnější zadání bude, tím menší je riziko nedorozumění.
Přizpůsobte úkol dotyčnému podřízenému
Ne každý zaměstnanec má stejné zkušenosti, schopnosti nebo pracovní styl. Při delegování je proto důležité přemýšlet nad tím, komu daný úkol předáváte. Zkušenější pracovníci často ocení větší autonomii a komplexnější projekty. Méně zkušení zaměstnanci mohou naopak potřebovat více podpory nebo jednodušší zadání. Pokud správně spojíte úkol s vhodným člověkem, výrazně zvýšíte šanci na úspěšné dokončení práce.
Nastavte jednoduchý systém kontroly
Efektivní delegování neznamená úplnou ztrátu přehledu. Manažer by měl mít možnost jednoduše sledovat průběh práce, aniž by zaměstnance neustále kontroloval. Pomoci mohou pravidelné krátké porady, sdílené přehledy úkolů nebo projektové nástroje, které umožňují sledovat stav jednotlivých projektů. Díky tomu lze včas odhalit případné problémy a zároveň zachovat zaměstnancům dostatek samostatnosti.
Zaměřte se na výsledky, ne na detaily
Řada manažerů má nevědomky sklony k mikro-managementu. Místo, aby se zaměřovali na výsledky, průběžně kontrolují jednotlivé kroky svých podřízených. Tento přístup ale často vede ke zbytečnému stresu a zpomalení práce. Pamatujte, že byste se měli zaměřit na výsledky a dát svým podřízeným prostor pracovat samostatně a podle svého, nikoliv tak, jak byste daný úkol plnili vy.
-mm-